Dacă trebuie să faci o listă cu ceva, este tentant să vezi Excel ca depozit implicit: la urma urmei, este doar o mică listă de articole pentru tine sau pentru câțiva colegi apropiați.

Poate că aveți nevoie de formule mai sofisticate pentru calcule sau programare macro pentru a automatiza colectarea și procesarea datelor.

Din păcate, ușurința de a începe lucrul în Excel sau într-un program de calcul rival este, de asemenea, una dintre cele mai mari probleme ale sale. Ceea ce începe ca un mic proiect în Excel se transformă în ceva masiv, moment în care vă puteți confrunta, de asemenea, cu probleme de viteză și stabilitate sau chiar cu o problemă de dezvoltare pe care nu o puteți rezolva.

În plus, sarcinile de gestionare a datelor mari prezintă adesea provocări semnificative, cum ar fi organizarea, implementarea, clasificarea fișierelor, gestionarea bazelor de date, colaborarea utilizatorilor și multe altele. Tot ceea ce este nevoie pentru a sparge structura unei baze de date este plasarea datelor într-o zonă greșită, tastarea datelor în mod inconsecvent sau chiar să ai două persoane care lucrează pe aceeași foaie. Mai multe lucruri pot merge prost, provocând întârzieri de timp și posibile pierderi de date.

Acest articol explică cele mai frecvente probleme care apar atunci când utilizați foile de calcul Excel, cum să le rezolvați și când este mai bine să faceți pasul și să treceți la o bază de date.

Problema #1: Editare cu mai mulți utilizatori în Excel

Când sistemele Excel cresc organic, you quickly run into problems where one user opens a workbook at any particular time, and a second person gets told that it’s already open. Al doilea utilizator poate anula, aștepta sau vizualiza o versiune numai pentru citire. Promisiunea Excel de a vă anunța când cealaltă persoană iese din registrul de lucru este un joc de noroc, deoarece nu verifică starea atât de des și s-ar putea să nu vă lumineze niciodată. Chiar dacă o face, someone else might log in and open the file before you.

Pentru a evita solo user efecte, puteți utiliza Excel Online (versiunea redusă, bazată pe web a Excel) sau puteți activa Shared Workbooks caracteristică. Iată un ghid rapid despre cum să partajați o foaie de calcul.

  1. Deschideți foaia de calcul dorită și faceți clic pe File în vârf. fila Fișier Excel
  2. Apoi, în meniul din partea stângă, faceți clic pe Share pentru a deschide o nouă fereastră.
    Meniul Fișier Excel
  3. Acum, introduceți informațiile utilizatorului cu care doriți să partajați foaia de calcul.Meniu Excel Share

Notă: De asemenea, puteți împărți datele în mai multe registre de lucru, astfel încât diferiți oameni să lucreze pe diferite registre de lucru fără a se călca unul pe altul.

Problema #2: Registre de lucru partajate Excel

Excel Online allows multiple editors by default, but it’s missing a great deal of functionality. Serviciul nu este un concurent pentru altceva decât pentru cele mai simple sarcini. Deși caracteristica Registre de lucru partajate pare că ar trebui să facă treaba, este plină de restricții. You can’t create a table or delete a block of cells if the workbook is shared, de exemplu.

When Excel systems grow organically, you run into the problem that only one user can open a workbook at any one time.

Există soluții pentru unele restricții Excel online. Pentru alții, este o chestiune de schimbare a structurii registrului de lucru, mai degrabă decât de a folosi un registru de lucru deja configurat, dar acest scenariu îi împiedică adesea. Ca urmare, este imposibil să utilizați un registru de lucru partajat în același mod în care ați utiliza un registru de lucru obișnuit, cu un singur utilizator.

Modificările în registrele de lucru partajate sunt sincronizate între utilizatori de fiecare dată când registrul de lucru este salvat. Această acțiune este plasată într-un program programat, forțând o salvare la fiecare cinci minute, de exemplu. Cu toate acestea, costul general al salvării regulate și al urmăririi modificărilor fiecărui utilizator devine destul de semnificativ. Caietele de lucru pot crește rapid în dimensiune și pot pune sub presiune rețeaua dvs., încetinind alte sisteme.

Problema #3: Registre de lucru legate de Excel

Împărțirea datelor în mai multe registre de lucru poate oferi o soluție la problema editării cu mai mulți utilizatori. Încă, each workbook will likely need links between them so that values entered in one get used in another. Legăturile dintre registrele de lucru sunt, de asemenea, utile pentru păstrarea datelor separate în fișiere separate, mai degrabă decât pentru a avea foi individuale într-un singur registru de lucru.

În mod enervant, aceste legături sunt o altă sursă de frustrare și instabilitate. Ele devin absolute, inclusiv calea completă către registrul de lucru sursă, sau relative, inclusiv diferența dintre căile sursă și destinație. Deși acest lucru sună sensibil, Excel folosește reguli arcane pentru a decide când să folosească fiecare tip de link și să le schimbe.

Regulile sunt guvernate de mai multe opțiuni și de dacă registrele de lucru au fost salvate înainte de a introduce linkuri. De asemenea, legăturile se modifică atunci când salvați registrul de lucru sau îl deschideți și îl utilizați Save As pentru a face un duplicat, în loc să copiați fișierul folosind File Explorer. Rezultatul acestei confuzii și incertitudini este că legăturile dintre registrele de lucru se rup cu ușurință, iar recuperarea după legături întrerupte necesită mult timp. Nimeni nu are acces la fișierele afectate.

Datele legate sunt actualizate numai atunci când fișierele sunt deschise, cu excepția cazului în care faceți clic în mod special Data > Queries & Connections > Edit Links > Update Values. Iată o demonstrație rapidă.

  1. Deschideți foaia de calcul dorită și faceți clic pe Data în vârf. Meniul Excel
  2. Acum, localizați Queries & Connections și faceți clic pe Edit Links. setări Excel
  3. Apoi, selectați Update Values.

If your links aren’t between two workbooks but cover three or more, you have to open all the workbooks in order, ensuring that any updated data processes occur in the correct order, from the first to the second to the third. If you changed a value in the first workbook and a deschis al treilea, nu ar vedea nicio modificare deoarece al doilea registru de lucru nu și-a actualizat valorile.

Această înlănțuire a datelor este logică, dar crește probabilitatea ca informațiile să fie fie incorecte, fie că veți încerca să deschideți un registru de lucru pe care altcineva îl editează deja.

Desigur, puteți încerca să evitați cu totul registrele de lucru legate, dar există șansa să ajungeți să introduceți aceleași date în mai mult de un registru de lucru și, odată cu asta, există pericolul de a le introduce ușor diferit de fiecare dată.

Problema #4: Validarea datelor Excel

Erorile se pot strecura în datele din orice sistem informatic: oamenii tastează greșit cuvintele sau transpun cifrele în numere cu o regularitate monotonă. Dacă datele dvs. nu sunt verificate pe măsură ce sunt introduse, veți avea probleme.

În mod implicit, Excel acceptă orice tip de utilizator. Este posibil să setați validarea pe listele de căutare, dar acestea sunt dificil de întreținut, în principal dacă același câmp este folosit în mai multe locuri. If users have to enter document ID numbers or customer reference numbers without any checks, it’s easy to tie the wrong records together without realizing it. Integritatea datelor sistemului devine fatal compromisă, iar orice analiză a datelor este suspectă.

Este posibil să suferiți deja efectele problemelor de validare a datelor fără a realiza cauza principală. Luați în considerare o situație în care aveți o listă de facturi în Excel. Utilizatorul introduce numele clientului ușor diferit pe fiecare factură. Drept urmare, primiți facturi către Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd, și joness. You may be aware that these are all referring to the same company, but Excel doesn’t. Orice analiză a datelor despre factură, cum ar fi un tabel pivot bazat pe clienți pe lună, delivers multiple results when there should only be one.

femei.jpg

Problema #5: Navigare Excel

Cărțile mari de lucru sunt dificil de navigat. Filele de foi din partea de jos a ferestrei sunt un mecanism teribil pentru a vă găsi drumul atunci când există numeroase cantități. With more displayable tabs across the screen, it becomes difficult to find what you need. Iată o modalitate rapidă de a naviga printre foi.

  1. În partea de jos, în partea stângă a ecranului, faceți clic dreapta pe arrows buttons, în stânga numelor foilor, pentru a aduce în sus Activate Sheet.
    butonul Excel Activare Foaia
  2. Doar primele 20 de foi sunt listate înainte de a fi necesar să defilați prin listă. Nu există nicio modalitate de a sorta, grupa sau căuta foaia dorită. Fereastra ar trebui să arate ceva ca cea prezentată mai jos. Fereastra de activare Excel

Problema #6: Excel Security

Puteți adăuga securitate la registrele de lucru Excel, dar este plin de probleme. Protection is geared much more towards protecting the structure of the workbook rather than the data. Puteți încerca să blocați unele foi și celule pentru a împiedica utilizatorii să modifice structura și formula, dar dacă pot vedea datele, de obicei le pot schimba pe toate sau pe oricare dintre ele (cu excepția cazului în care faceți niște macroprogramari creative).

Problema #7: Probleme cu viteza Excel

Excel nu este cea mai rapidă aplicație, iar limbajul său de programare, VBA, este lent în comparație cu limbaje de programare mai profesionale, cum ar fi C#. Acest scenariu provine din utilizarea prevăzută și natura flexibilă a Excel. La urma urmei, este un motor de foi de calcul. Da, Excel VBA poate fi presat să devină un serviciu care gestionează liste de date, dar asta nu înseamnă că este cea mai bună alegere pentru acest tip de muncă. Other applications are better suited to such tasks—mainly because they get explicitly designed to do them.

Dacă vă confruntați cu oricare dintre problemele prezentate în acest articol, nu le ignorați. Există un răspuns profesional la stocarea datelor structurate, cunoscut sub numele de bază de date. Nu trebuie să fie înfricoșător sau costisitor și ar trebui să vă permită să vă gândiți logic la datele dvs., la modul în care se leagă între ele și la modul în care interacționați cu ele.

Notă: Dacă treceți de la o soluție pentru foi de calcul la o bază de date, nu duplicați cu servici designul foii de calcul. Profita de ocazie pentru a-l face mai bun.

Există aplicații de bază de date de uz general disponibile, cu ajutorul cărora puteți construi o soluție personalizată. Alternativ, este posibil să descoperiți că o aplicație de bază de date specializată – una deja proiectată pentru scopul dorit – este mai ieftină, mai rapid de implementat și se potrivește mai bine.

shutterstock_251280265.jpg

De exemplu, dacă aveți o listă de clienți și detaliile tuturor interacțiunilor dvs. cu aceștia, acesta este considerat un sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM). În ciuda numelui său elegant, un sistem CRM este o bază de date specializată. În mod similar, pachetele de conturi precum QuickBooks și Sage sunt baze de date specializate. Dacă nu puteți găsi o aplicație preconstruită care să se potrivească nevoilor dvs. particulare, o puteți crea singur sau puteți obține una creată pentru dvs. de departamentul IT sau de consultant.

Cel mai comun tip de bază de date este o bază de date relațională, care își stochează datele în tabele și constă din rânduri și coloane. Fiecare rând conține datele pentru un articol separat. De exemplu, fiecare coloană descrie un alt atribut al subiectului, cum ar fi numele clientului sau limita de credit.

You only need to enter a customer’s data once to create a record, and then you can use it on as many invoices as you need.

Tabelele au relații definite între ele, astfel încât, să zicem, o factură poartă ID-ul clientului. Acest proces înseamnă că puteți găsi cu ușurință toate facturile pentru un anumit client sau puteți prelua numărul de telefon al clientului dintr-o anumită factură. Trebuie să introduceți o singură dată datele clientului pentru a crea înregistrarea clientului, apoi le puteți utiliza pe câte facturi aveți nevoie, fără a fi nevoie să o introduceți din nou. Pentru a crea o bază de date, trebuie să definiți aceste tabele și relații și apoi să definiți aspectele de ecran pe care doriți să le utilizați pentru a lista și edita datele.

Există zeci de aplicații de baze de date acolo. Unele sunt ușor de utilizat și fac întreaga activitate, permițându-vă să personalizați tabelele, ecranele de introducere a datelor și rapoartele. Altele sunt mai complete în domenii specifice, dar necesită alte instrumente pentru a face o treabă completă.

De exemplu, un program poate fi de încredere atunci când definește tabelele și relațiile și are caracteristici solide de analiză și raportare. Cu toate acestea, aplicației îi lipsește în cele din urmă orice instrumente pentru determinarea ecranelor de introducere a datelor. Microsoft SQL Server este exemplul evident aici. Ca și în cazul altor sisteme mari de baze de date, SQL Server are grijă de back-end și se așteaptă să utilizați un alt instrument, cum ar fi Visual Studio, pentru a dezvolta front-end-ul.

Ce opțiuni de bază de date sunt potrivite pentru dvs.?

Opțiunea de bază de date #1: Microsoft Access

Access este unul dintre bunicii bazelor de date desktop. Este ușor de utilizat, dar ușor de abuzat. Puteți proiecta tabele, ecrane și rapoarte de la zero sau puteți începe de la un șablon. Unele dintre șabloane sunt în mod evident americane și nu predau întotdeauna bune practici, dar te ajută să începi rapid. Ecranele și funcțiile de programare pot fi destul de sofisticate. Puteți implementa aplicația finală altor utilizatori prin intermediul intranetului (NU pe internet) în loc să vă bazați pe partajări de fișiere.

Acces.jpg

Opțiunea de bază de date #2: Microsoft SharePoint

SharePoint este o bază de date, precum și un mecanism de stocare a documentelor. Îl puteți folosi pentru a compila liste simple și pentru a le lega împreună. Designerul de formulare este ușor sofisticat, dar personalizarea este încă posibilă. Capacitatea SharePoint de a grab o listă de date acumulate în Excel și plasați-le într-o listă personalizată este utilă. Programul pune lista personalizată disponibilă pentru toată lumea din rețeaua dvs. și vă permite să adăugați securitate pentru a restricționa cine poate face ce cu acele date. Puteți cere SharePoint să vă avertizeze prin e-mail ori de câte ori cineva adaugă, editează sau șterge înregistrări. Dacă stocați date referitoare la persoane, elemente din calendar sau sarcini, puteți sincroniza acele date cu Outlook.

Opțiunea de bază de date #3: Zoho Creator

Zoho Office este o aplicație web care include o bază de date care folosește funcționalitatea drag-and-drop pentru a-și răspândi formularele într-un mod simplu, intuitiv. Procesul drag-and-drop este, de asemenea, folosit pentru a programa interacțiunile și fluxurile de lucru. Datele și aplicațiile dvs. sunt disponibile de oriunde, cu securitate simplă pentru a vă păstra datele private. Zoho taxează pe utilizator, pe lună, dar limitează numărul de înregistrări pe care le puteți stoca pentru acel preț stabilit. Programul costă suplimentar atunci când stochează mai multe date sau pentru alte caracteristici, cum ar fi integrarea e-mailului.

—–

După cum puteți vedea, Excel oferă multe funcții, dar lipsește în unele zone din fiecare. Uneori, o altă aplicație face treaba mai bine, mai ales dacă este concepută special pentru sarcină. Alteori, Excel funcționează foarte bine, cum ar fi pentru baze de date mai mici, atâta timp cât știți cum să preveniți problemele să apară în primul rând.

Articolul precedentCum să transmiteți în flux VLC Player pe Chromecast
Articolul următorCum să utilizați Canva pentru a crea o miniatură YouTube