Keď je váš Gmail preplnený e-mailami, môžete vymazať tie najstaršie, no v prípade potreby ich už nebudete môcť skontrolovať. Archivácia starých e-mailov je možno tou najlepšou vecou, ​​ktorú môžete urobiť, pretože ich môžete neskôr zrušiť, ak ich budete potrebovať.

V článku nižšie sa dozviete, ako archivovať svoje e-maily v Gmaile a ako ich získať späť.

Archivujte e-maily v Gmaile

Môžete odstrániť e-maily, o ktorých ste si istí, že ich v budúcnosti nebudete potrebovať, a archivovať tie, ktoré by ste z akéhokoľvek dôvodu mohli potrebovať. E-maily s kódmi, heslami, citlivými informáciami atď. je možné archivovať len niekoľkými kliknutiami, ale vždy je najlepšie tieto správy odstrániť. Uložte ich (možno ako súbory PDF) inde mimo Gmailu, napríklad do šifrovaného priečinka.

Umiestnenie archivovaných e-mailov v Gmaile

Všetky archivované e-maily zmiznú z Inbox a presunúť sa do All Mail, kde k nim máte prístup kedykoľvek budete chcieť. Jedinou nevýhodou je, že sa miešajú so všetkým ostatným a môže byť náročné ich nájsť. Tento scenár je spôsobený tým, že Gmail NEMÁ archive alebo štítok. Nižšie nájdete trik, ktorý vyrieši vaše problémy s triedením.

Poznámka: Ak dostanete novú odpoveď na archivovaný e-mail v Gmaile, správa sa automaticky umiestni späť do Inbox.

Ako archivovať e-maily v Gmaile

Vytvorenie miestnosti vo vašom Inbox umožňuje jednoduchšie nájsť kritické/nevyhnutné e-maily. Ak teda chcete archivovať nejaké e-maily, ktoré momentálne nepotrebujete, môžete ich jednoducho archivovať a zobraziť v All Mail. Keďže sa však miešajú so všetkými ostatnými správami, existuje riešenie, ako ich oddeliť od ostatných. Postup:

  1. Prihláste sa do svojho Gmail účtu.
  2. V ľavom navigačnom menu prejdite nadol a kliknite na More.
  3. Posuňte sa ešte raz nadol a vyberte Create new label.
  4. Zadajte názov priečinka, ktorý bude reprezentovať vaše archívy, ale NEVYBERAJTE nadradený priečinok. Tento krok vytvorí priečinok na uloženie vašich archívov pred ich archiváciou, aby sa dali neskôr ľahko nájsť.
  5. Na ľavom navigačnom paneli prejdite nadol a vyberte položku All Mail. Tento priečinok/štítok zobrazuje každú správu vo vašom účte bez ohľadu na to, kde sa nachádza.
  6. Kliknite na (pole ‚Vybrať/Zrušiť výber‘) vedľa každej správy, ktorú chcete premenovať/presunúť. Ak sa pokazíte, jednoducho naň znova kliknite a výber zrušíte.
  7. Kliknite na (ikona „Štítky“) v hornej časti. Move to NIE je tu možnosť, pretože vymaže e-maily z Inbox.
  8. V Labels, zrušte začiarknutie všetkých políčok a začnite odznova. Ak existuje a minus v poli, dvakrát naň kliknite, čím zrušíte začiarknutie. NEklikajte na Apply ešte.
  9. Začiarknite Inbox, potom začiarknite políčko Archives alebo ako ste nazvali priečinok. Ak existuje a minus v poli priečinka kliknite naň, aby ste ho zmenili na začiarknutie, potom kliknite na Apply po dokončení.
  10. Gmail sa vráti do vášho All Mail. Každý e-mail z predchádzajúceho kroku teraz zobrazuje dva štítky: Inbox a Archives.
  11. Začiarknite políčka vedľa každého e-mailu, ktorý chcete archivovať, a potom kliknite na (ikona „Archivovať“).
  12. E-maily zmiznú z Inbox ale zostaň v Archives. Preto si sa držal Inbox skontrolovali a prečo ste použili štítky namiesto toho, aby ste ich presunuli. Štítky uvidíte, keď v All Mail.
  13. V Archives, potvrďte, že e-maily boli archivované, umiestnením kurzora myši na každý z nich. The Archive icon na pravej strane každej správy je sivá (svetlejšia šedá), ak je archivovaná, a pri prekrytí sa na nej neukáže ruka.

Vo vyššie uvedenom procese vy created an archive folder na ukladanie vašich archivovateľných e-mailov, labeled each email to Inbox a Archives, ručne archived thema can view them in the Archives’ folder pre ľahké vyhľadávanie. Použitím Move to nie je k dispozícii, pretože odstráni e-mail zo súboru Inbox. Preto musíte namiesto toho používať štítky.

Akonáhle budete mať Archives pridané, môžete ho použiť pre budúce potreby. Len nezabudnite použiť štítky namiesto Move to alebo to nebude fungovať.

Vaše vybrané e-maily sa teraz zobrazujú v Archivespripravené na zrušenie archivácie, ak ich potrebujete, ako je uvedené nižšie.
Nebudete musieť triediť veľa e-mailov, aby ste našli archivované, pretože boli uložené vo vašom účte Archives. Ako už bolo spomenuté, nové odpovede tiež zrušia archiváciu e-mailov.

Ako archivovať všetky e-maily Gmail alebo hromadne

Niektoré alebo všetky svoje e-maily môžete archivovať niekoľkými jednoduchými kliknutiami. Vaša doručená pošta sa vyprázdni, ale zhluk e-mailov bude stále vyzerať mätúci All Mails, skúste preto pred začatím archivácie vymazať tie, o ktorých ste si istí, že ich nebudete potrebovať. Máte tiež možnosť vytvoriť si záložný priečinok na neskoršie prezeranie, ako je uvedené nižšie Archives vyššie, potom ho použite pred archiváciou akýchkoľvek e-mailov.

Pomocou rozbaľovacích možností vedľa položky môžete prispôsobiť, čo sa má archivovať Select All. Vyberte si prečítané alebo neprečítané e-maily, označené hviezdičkou alebo dokonca neoznačené hviezdičkou, ak chcete. Tu je to, čo musíte urobiť, aby ste archivovali všetky svoje e-maily spolu alebo hromadne:

  1. Klikni na (ikona „Vybrať/zrušiť výber rozbaľovacej ponuky“) v hornej časti nad všetkými e-mailami.
    archivovať všetky
  2. Vyberte si All, Read, Unread Starred, alebo Unstarred v závislosti od toho, čo chcete archivovať.
    archivovať celý krok 2
  3. Po výbere všetkých e-mailov kliknite na (ikona Archivovať) a všetky vaše e-maily sa prenesú do All Mail.
    celý poštový priečinok
  4. Kliknite OK keď sa zobrazí okno s hromadným potvrdením.

Všetky vami zvolené e-maily sa teraz zobrazia v All Mail a už sa nezobrazujú v Inbox. Môžete sa rozhodnúť vytvoriť Archives ako v inej časti vyššie, než budete postupovať podľa krokov tu, všetky hromadne archivované e-maily sa neskôr dajú ľahko nájsť.

Ako zrušiť archiváciu e-mailov v Gmaile

Každý archivovaný e-mail môžete kedykoľvek vrátiť späť do pôvodného priečinka. Postupujte podľa týchto krokov:

  1. Ak ste najskôr preniesli všetky archivované e-maily do priečinka, prejdite do tohto priečinka a pozrite si ich. Ak nie, prejdite nadol v ľavom navigačnom menu a vyberte More, potom otvorte All Mail.
  2. Vyberte e-maily, ktoré chcete zrušiť z archívu, a potom kliknite na (Presunúť na ikonu).
  3. Vyberte si Inbox zo zoznamu priečinkov.

Teraz sa všetky e-maily, ktoré ste vybrali, vrátia späť na Inbox.

Archivujte e-maily na mobilných zariadeniach

Archivovať môžete aj e-maily zo svojich mobilných zariadení. Proces je veľmi podobný vyššie uvedenému a funguje pre zariadenia iOS aj Android. Tu je to, čo musíte urobiť:

  1. Otvor Gmail na vašom smartfóne alebo tablete.
  2. Otvor All Mail aby ste videli všetko, potom skontrolujte circle vedľa každého e-mailu, ktorý chcete archivovať, alebo naň opätovným klepnutím zrušte jeho výber.
  3. Ak ste vytvorili Archives najprv, ako v predchádzajúcich častiach vyššie, klepnite na (ikona „Možnosti“) v hornej časti. V opačnom prípade preskočte na Step 7.
  4. Vyberte Change labels zo zoznamu možností.
  5. Zrušte začiarknutie všetkých políčok, potom skontrolujte Inbox a Archives štítky. Chcete, aby boli e-maily uložené v oboch priečinkoch.
  6. Otvor All Mail aby ste videli všetko, potom skontrolujte circles vedľa každého e-mailu, ktorý chcete archivovať. Mali by zobrazovať dva štítky: Inbox a Archives. Možno budete musieť otočiť do režimu na šírku, aby ste videli štítky.
  7. klepnite na (ikona Archivovať) v hornej časti pre automatickú archiváciu vybratých e-mailov.
  8. Každý vybraný e-mail zmizne z Inbox. Ak ste vytvorili Archives a e-maily označené ako také, zostanú v Archives pre budúcu referenciu.

E-maily, ktoré ste vybrali, sa teraz zobrazujú v All Mail a zostanú v novovytvorenom Archives ak ste si túto možnosť vybrali vopred.

Ako zrušiť archiváciu e-mailov pomocou aplikácie Gmail

  1. Otvor Gmail na vašom smartfóne alebo tablete.
  2. V ľavej navigačnej ponuke prejdite nadol a vyberte položku All Mail a vyberte e-maily, ktoré chcete zrušiť z archívu. Môžete tiež vybrať Archives ak ste si ho vytvorili a zobrazujete iba archivované e-maily.
    mobil celú poštu
  3. Ak bol e-mail archivovaný, klepnite na (ponuka „Možnosti“) a vyberte Move to Inbox zo zoznamu. Ak uvedená možnosť nie je k dispozícii, e-mail nebude archivovaný.
    mobil z archívu

E-maily, ktoré ste vybrali, sa teraz znova objavia v Inbox a nebudú archivované.


Na záver, niektoré e-maily sú dôležitejšie ako iné, takže je prirodzené, že si ich chcete uložiť pre budúce použitie. Prečítali ste si, ako archivovať e-maily pri zachovaní zálohy a ako to urobiť na PC aj mobilných zariadeniach. Vytvorili ste záložný priečinok s názvom Archives, označené e-maily pre Inbox a Archives,d vybraté e-maily a mať k nim prístup v Archives namiesto preosievania All Mail. Teraz ste pripravení spravovať svoje e-maily a nebudete sa musieť starať o preplnenú schránku.

Previous articleZoho Projects vs. Asana – porovnanie projektového manažmentu
Next articleAko vytvoriť Netflix HD alebo Ultra HD: Najjednoduchší spôsob, ako zmeniť nastavenia obrazu Netflix